01/04/2015

Gestion du temps et Organisation : Mode d'emploi


Gestion du temps dans une Startup
En tant que patron d’une start-up, l’une de vos préoccupations majeures est de maîtriser la gestion de votre temps et avoir le champ libre pour respecter scrupuleusement vos heures de rendez-vous programmés plusieurs semaines à l’avance. Or le poids de vos responsabilités ne vous permet pas d’honorer tous vos engagements et de travailler en parfaite harmonie avec vos collaborateurs qui boucleront forcément leurs projets en retard.
Faute d’organisation, vous avez le sentiment que le temps file à toute vitesse lorsque vous envisagez d’effectuer plusieurs démarches dans la même journée ou que le temps passe trop lentement dès l’instant que vous êtes confiné à une tâche ennuyeuse, purement « bureaucratique ».
Envisagez de bâtir une stratégie pour optimiser votre temps comme si vous gérez votre budget.
Tout ce qui peut vous permettre de grappiller des minutes, soyez preneur.


1°) Donnez la priorité à vos priorités

Chaque Dimanche soir, dressez une liste des taches que vous exécuterez dans la semaine. Subdivisez vos objectifs par thème – Marketing, Ressources humaines, Finance, administration … –  et classez vos actions à mener dans un tableau par ordre d’importance et d’urgence.  Evaluez également le temps que vous dédiez à chaque activité.
Il est évident que si vous mettez toute votre énergie à régler des problèmes pressants soumis à des délais très serrés, vous subirez une pression très forte ; vous serez épuisé et le stress vous guettera. Parallèlement, vous ne serez pas efficace si vous accordez de l’importance à des tâches qui revêtent un intérêt mineur : si vous devez peaufiner par exemple un business plan dont l’enjeu est de lever 10.000.000 francs CFA auprès d’un business angel  potentiel et de le faire entrer au capital de votre start-up, ne débutez pas votre journée par lire vos courriers postaux ou vous confiner dans l'exécution de tâches telles que le tri des factures en vue de la saisie comptable.


 Dans vos prérogatives d'entrepreneur, l’idéal serait de trouver un juste milieu en vous concentrant sur des choses essentielles et importantes, sans que vous ayez l’impression de subir le contrecoup des événements à venir, mais plutôt de « choisir votre temps ».


2°) Distribuez votre tableau de bord à votre équipe

A titre de rappel, le carnet de bord hebdomadaire que vous avez conçu Dimanche soir vous évite de trop vous égarer, au point d’en oublier vos objectifs principaux et vous indique les moyens mis en œuvre pour les atteindre. Il doit recenser tous les problèmes non résolus et les affaires en cours. Mentionnez un degré de priorité en chiffre (de 1 à 3 par exemple) et fixez des échéances raisonnables pour achever les missions que vous avez confiées.
Dès lundi matin, donnez une copie de votre document à chacun de vos collaborateurs. Cette méthode présente l’avantage de passer moins de temps dans  les réunions et de gagner quelques heures.


3°) Écourtez la durée de vos réunions

Lors de mon dernier poste occupé au sein d’une société de services, je me souviens de nombreuses réunions à rallonge dont l’ordre du jour était consacré à ….   transmettre exclusivement de l’information ! Si vous considérez, tout comme moi, qu’on n’y apprend pas grand-chose et qu’aucune décision stratégique ne sera prise, privilégiez plutôt le mail pour donner ces renseignements.
D’une manière générale : vous devez prévoir trois types de réunions :
Une réunion quotidienne d’une quinzaine de minutes, en début de journée qui équivaut à un briefing ;
-          Une réunion hebdomadaire d’une durée d’une heure environ, organisée de préférence le Vendredi après-midi
-          Une réunion trimestrielle, dont la durée est fixée à votre convenance, qui servira à redéfinir les objectifs.


4°) Désencombrez votre esprit

Utilisez vos instants d'inactivité pour penser à tout ce qui vous tracasse et faites une liste de tout ce qui trotte à l’esprit vos intentions. Lorsque vous établissez de manière spontanée une liste de choses à effectuer, vous n’aurez pas à vous demander si vous pourriez en rappeler par la suite, ce qui libérera la totalité ou une partie de votre esprit. Par contre si vous gardez en tête toutes ces actions à mener au lieu de les inscrire dans un tableau de bord personnel, soyez certain que l’anxiété qui en découlera se traduira par une activité mentale intense et la qualité de vos sommeils sera altérée.






5°) Responsabilisez vos collaborateurs en leur accordant des tâches précises

 Si vous vous considérez comme un homme d’action, vous avez sans aucun doute l’intime conviction que déléguer certaines parties de vos prérogatives, c’est comme si on abdiquait votre autorité. Pourtant, le fait de confier quelques-unes de vos taches à votre garde rapprochée représenterait un gain de temps considérable, à condition de recruter des hauts profils meilleurs que vous, ayant le sens du collectif et  le gout du risque.


De temps à autre, vous serez également contraint d’assister à des déjeuners ou des dîners d'affaires déterminants pour la signature d'un contrat et la survie de votre start-up. Si ces repas d’affaires se multiplient dans la même semaine, n’hésitez pas à solliciter celui ou celle que vous considérez comme votre bras droit pour vous remplacer.


6°)  Encadrez la gestion de votre boite e-mail 

Vous faites indubitablement partie de ces  nombreuses personnes qui stressent, rien qu’à l’idée de consulter votre messagerie et traiter le volume important de courrier électronique.  Commencez par diminuer la fréquence de consultation de vos e-mails à trois fois par jour et évitez de lire vos courriels depuis votre domicile. N’oubliez pas de désactiver les notifications de messages en provenance de vos comptes sur les réseaux sociaux (Facebook, LinkedIn, Twitter, Viadeo …) pour désengorger votre messagerie et celles relatives aux courriels promotionnels.
D’autre part pensez à ne pas être dérangé dans votre bureau de manière quasi ininterrompue par vos collaborateurs. Expliquez vos problèmes les plus importants en rédigeant des mails. De ce fait, leurs requêtes seraient mieux pensées.
Si vous souhaitez vous appliquer des règles extrêmes, éteignez votre smartphone dédié à vos responsabilités professionnelles ; ne le rallumez que lorsque vous envisagez de téléphoner ou consulter vos courriels.

7°) « Morcelez » vos  tâches

Afin de faciliter la réalisation de missions complexes et de longue durée, vous avez la possibilité de de fractionner votre travail en plusieurs parties dans des délais courts. Non seulement vous éprouvaient donc moins de difficultés à vous atteler à vos tâches, mais vous réussirez à vous concentrer jusqu'au bout, ce qui vous permettra de réduire considérablement les risques de manquement ou d’insuffisance professionnels.

8°) Évitez de travailler dans l’urgence

Qui n’a jamais été tenté de reporter à demain le travail qu’on peut effectuer aujourd’hui ? Le fait d’exécuter  des missions à la dernière minute est une mauvaise habitude que vous devriez vous interdire. Cette manie pourrait d’ailleurs être interprétée par votre équipe comme un manque de confiance. La solution consiste à inscrire tout simplement les différentes tâches que vous devez réaliser dans …. un calendrier !



                                 Contributeur: Harley McKenson
Fondateur & Gérant de www.McKenson-Invest.com
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